Jak polować na luki kompetencyjne?

Jak polować na luki kompetencyjne w firmie - SeeWidely_

Jak polować na luki kompetencyjne?

Diagnoza i identyfikacja luk kompetencyjnych krok po kroku

Zdjęcie Marcin P. Stopa

Autor: Marcin P. Stopa

- polski socjolog, ekspert NanoLearningu, CEO SeeWidely, redaktor naczelny e-magazynu re:post oraz doświadczony trener i nowoczesny człowiek renesansu patrzący szerzej.

Co to jest luka kompetencyjna? - Definicja

W „Zarządzaniu w czasach burzliwych” Peter Drucker zauważył, że kompetencje pracowników organizacji mają silny wpływ na jej efektywność.
Ich szczególny brak nazywamy lukami kompetencyjnymi, czyli sytuację, kiedy poziom posiadanych przez pracowników kompetencji nie spełnia oczekiwanego poziomu. O znaczeniu i istnieniu luk kompetencyjnych część firm dowiaduje się, gdy mają rozmiar przepaści. Przykładem luki kompetencyjnej jest sytuacja, kiedy wysyłamy wszystkich pracowników na pracę zdalną, lecz ich kompetencje w tym zakresie nie pozwalają im efektywnie pracować spoza biura.
Luki kompetencyjne nie tylko zmniejszają efektywność całej organizacji, ale potrafią bardzo skutecznie sabotować jej każde działanie, przyczyniając się do ogromnych strat czy nawet bankructwa. Ich temat często jest niesłusznie pomijany, pomimo iż właśnie na ich podstawie powinno dokonywać się selekcji kandydatów podczas rekrutacji, planować awanse oraz przesunięcia poziome w strukturach firmy. Dodatkowo powinny być absolutnym fundamentem wszelkich programów rozwojowych i szkoleń. Niestety panuje przekonanie o tym, że diagnoza luk kompetencyjnych oraz ich identyfikacja jest wysoce skomplikowana i bardzo kosztowna. Na szczęście większość firm może przy wykorzystaniu niżej opisanej metody diagnozowania luk kompetencyjnych zidentyfikować je sama za pomocą swoich specjalistów HR.

Jak zdiagnozować i zidentyfikować luki kompetencyjne w firmie?

W najprostszym ujęciu:
  1. Wyznaczamy oczekiwane poziomy kompetencji dla pracowników oraz kluczowe kompetencje.
  2. Dokonujemy pomiaru rzeczywistego poziomu tych kompetencji wśród pracowników.
  3. Przygotowujemy plan uzupełnienia kompetencji, tak by pozbyć się luk kompetencyjnych.
Rozbijając powyższe 3 etapy na bardziej szczegółowe kroki, możemy zastosować następujący scenariusz:

1. Opis stanowiska pracy

Zacznijmy od tego, że musimy dokładnie określić jakie zadania, obowiązki i cel ma każde ze stanowisk pracy w organizacji. Przygotowanie takiego profilu (najlepiej w bardziej rozbudowanej formie) potrzebne jest także do rekrutacji, więc jeśli Twoja organizacja jeszcze go nie ma, to idealny moment, by je przygotować.

2. Wykaz kluczowych kompetencji

Zacznijmy od tego, że musimy dokładnie określić jakie zadania, obowiązki i cel ma każde ze stanowisk pracy w organizacji. Przygotowanie takiego profilu (najlepiej w bardziej rozbudowanej formie) potrzebne jest także do rekrutacji, więc jeśli Twoja organizacja jeszcze go nie ma, to idealny moment, by je przygotować.

3. Określenie oczekiwanego poziomu każdej kompetencji oraz skali i sposobu pomiaru kompetencji

Ważne jest uświadomienie sobie, że nie zawsze potrzebujemy danej kompetencji u pracownika w jej najwyższym stopniu. Przykładowo dobrze, żeby pracownik potrafił występować publicznie, aby od czasu do czasu mógł pokazać swój projekt czy zaprezentować go na rozmowie z klientem, ale nie musi być przy tym wirtuozem wystąpień publicznych porywającym miliony swoimi przemówieniami. W takim wypadku odpowiedni poziom kompetencji wystąpień publicznych będzie na średnim poziomie w przyjętej skali. Właśnie skala! Dobrze jest przyjąć taką samą skalę dla wszystkich pomiarów. Jedną z najczęściej spotykanych jest 5-stopniowa skala kompetencji, gdzie cyfry kolejno oznaczają:
  1. brak kompetencji.
  2. kompetencja poniżej średniej.
  3. średni poziom kompetencji.
  4. kompetencja powyżej średniej.
  5. kompetencja na najwyższym poziomie.
By skala była miarodajna, musimy konkretnie opisać, co rozumiemy przez każdy z tych poziomów i jakie zachowania np. go reprezentują. Następnie wybieramy narzędzie i sposób pomiaru kompetencji. Może to być ankieta i/lub wywiad i/lub ośrodek oceny (AC/DC) i/lub inne. Należy pamiętać, by odpowiednio przygotować ten element, gdyż niewłaściwie przygotowane badanie oceny poziomu kompetencji może ukazać nam nieprawdziwe wyniki odbiegające od rzeczywistości, co nie pozwoli nam zmierzyć faktycznego poziomu kompetencji oraz zidentyfikować luk kompetencyjnych.

4. Ocena poziomu kompetencji

W tym miejscu dokonujemy pomiaru z pomocą narzędzi, które wcześniej przygotowaliśmy. Proces zbierania danych może trwać od kilku dni do kilku tygodni zależnie od skali i tego, na ilu narzędziach opieramy badanie. Idealnie, gdy wszystkie dane zostaną zebrane w jak najkrótszym czasie, by uniknąć ich dezaktualizacji. Badanie oceny powinno być przeprowadzane raz w roku, by na bieżąco śledzić zmiany i skuteczność podjętych działań w obszarze rozwoju pracowników.

5. Identyfikacja luk, czyli różnic pomiędzy oczekiwanym a rzeczywistym poziomem kompetencji

Luka powstaje, gdy realny poziom kompetencji pracownika jest niższy niż zakładany, co oznacza, że nie ma on kompetencji na wystarczającym poziomie, by efektywnie realizować zadania i osiągać cele dla swojego stanowiska pracy. Dzięki ocenie obecnego poziomu kompetencji możliwe jest określenie i pomiar luk kompetencyjnych, który stanowi kluczowy element kolejnego etapu.

6. Eliminowanie luk za pomocą rozwoju pracowników

Przebiega ono za pomocą rozwoju i nauki pracownika w obrębie kompetencji na niewystarczająco wysokim poziomie lub za pomocą zmian personalnych (zwolnienie lub przesunięcie pracownika i zastąpienie go osobą o lepiej dopasowanym profilu kompetencyjnym). W przeważającej większości zmiany personalne na danym stanowisku są o wiele bardziej problematyczne i kosztowne niż szkolenie i rozwój pracownika, choć zdarza się, że inwestycja w uzupełnienie luk na danym stanowisku przez szkolenie jest o wiele kosztowniejsze niż zatrudnienia innej osoby na to stanowisko z lepiej dopasowanym profilem kompetencyjnym.
Za pomocą tak przeprowadzonego procesu organizacja ma większy wpływ i kontrolę nad kapitałem kompetencyjnym oraz jest w stanie budować jeszcze bardziej efektywne zespoły, poprzez tworzenie ich w oparciu o eliminację luk kompetencyjnych.
Aby cały proces był kompleksowy i potrafił odpowiednio sprostać przyjętej strategii organizacji, wymagane jest wyłonienie uniwersalnych kluczowych kompetencji dla organizacji wraz z uwzględnieniem strategii i jej potrzeb. Dodatkowo należy wyznaczyć kompetencje nie tylko w obrębie indywidualnym (profilu kompetencyjnego), ale również zespołów, działów i całej organizacji.

Co zrobić po upolowaniu luk kompetencyjnych?

Kiedy wiemy co i w jakim stopniu należy rozwijać u pracowników, wystarczy przygotować odpowiedni program rozwojowy uwzględniający obecne i przyszłe zapotrzebowanie na kompetencje. Część kompetencji jest uniwersalna dla wszystkich pracowników (spis tych kompetencji znajdziesz u nas na platformie NanoLearningowej SeeWidely w zakładce kursy z podziałem na 17 kategorii). Są też kompetencje, które będą wymagały bardzo wysokiego poziomu rozwinięcia i/lub będą charakterystyczne dla konkretnego stanowiska pracy (kompetencje specjalistyczne jak programowanie w Swift, rozliczanie VAT-u na nowych przepisach czy prowadzenie pojazdu kat. C+E).
Kwintesencją całości powinien być program rozwojowy w postaci indywidualnej dla każdego pracownika oraz ogólnej dla całej organizacji.
Dobra wiadomość jest taka, że przeanalizowaliśmy za Ciebie badania wielu organizacji i wybraliśmy kluczowe kompetencje, które pomogą uniknąć Twojej organizacji luk kompetencyjnych w najważniejszych i strategicznych obszarach co pozwoli znacząco podnieść całościową efektywność pracowników i organizacji, o czym zresztą pisał przytoczony na początku Peter Drucker.
Zdjęcie Marcin P. Stopa

Marcin P. Stopa

- polski socjolog, ekspert NanoLearningu, CEO SeeWidely, redaktor naczelny e-magazynu re:post oraz doświadczony trener i nowoczesny człowiek renesansu patrzący szerzej.

Rewolucjonizuje sposób zdobywania kluczowych kompetencji, sprawiając, że trwa to nie dłużej niż 5 minut dziennie.

Zachęca do odwagi w myśleniu i patrzeniu szerzej.

Z determinacją głosi, że wiedza jest po to, by się nią dzielić, a do tego zmienia sposób, w jaki się uczymy, tak by odpowiadał realnym wymaganiom świata, w którym funkcjonujemy.

Oprócz tego jest zwykłym człowiekiem, pasjonatem nauki pod każdym względem, pysznej kawy, dobrego dźwięku, jazzu, rocka, muzyki lat 80-tych, najlepszego designu i nowych technologii.

Dwumiesięczny program rozwojowy dla firm - SeeWidely

2-miesięczny program rozwojowy dla firm.

Całkowicie za darmo.

Codziennie nowy moduł. Kluczowe kompetencje. Zero zobowiązań.

Dołącz, by otrzymywać:

.